Délais de conservation des documents personnels

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Quels types de documents, quels formats d’archives, quels sont les risques encourus ?

Trier et conserver les documents est une précaution indispensable dans l’éventualité de litiges futurs. Certains documents, même de date très ancienne peuvent s’avérer être des preuves incontestables. En revanche, certains documents ne méritent pas d’être conservés trop longtemps. Les délais de conservation des documents varient selon leur nature. Les durées indiquées sont des durées minimales pendant lesquelles il est prudent de conserver les documents. Il s’agit de listes non exhaustives et de durées indicatives qui ne recouvrent pas tous les cas de figure.

 

Sous quels formats archiver vos documents ?

La plupart des documents à conserver sont envoyés sous format papier. Il est de plus en plus fréquent de recevoir des documents par courrier électronique ou de les voir mis à disposition sur un site internet (e-documents bancaires, comptes rendus de déclarations en ligne, etc.).

Ces différents supports (format numérique ou papier) ont la même valeur juridique et les mêmes durées de conservation.

En revanche, si vous scannez vous-même des documents papier, ils n’ont pas la valeur juridique d’un original et ne pourront pas être utilisés dans une action en justice, notamment.

Les risques encourus

En cas de litige ou d’action en justice, la non-possibilité de fournir les pièces justificatives peuvent rendre une procédure longue et compliquée et avoir de lourdes conséquences pécuniaires, juridiques, fiscales, sociales, civiles, ou pénales.

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