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Quels types de documents, quels formats d'archives, quels sont les risques encourus ?

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Trier et conserver les documents est une précaution indispensable dans l’éventualité de litiges futurs. Certains documents, même de date très ancienne peuvent s’avérer être des preuves incontestables. En revanche, certains documents ne méritent pas d’être conservés trop longtemps. Les délais de conservation des documents varient selon leur nature. Les durées indiquées sont des durées minimales pendant lesquelles il est prudent de conserver les documents. Il s’agit de listes non exhaustives et de durées indicatives qui ne recouvrent pas tous les cas de figure.

  Type de document Durée minimale de conservation
Assurance Quittances, avis d'échéance, résiliation, preuve de règlement 2 ans
Contrat d'assurance habitation et automobile 2 ans à l'échéance du contrat
Dossier "dommages corporels" (factures, expertises et certificats médicaux) 10 ans (voire plus si séquelles prévisibles)
Banque Chèques à encaisser 1 an et 8 jours
Contrat et autres justificatifs de prêts à la consommation 2 ans à compter de la dernière échéance
Relevés de comptes talons de chèques 5 ans
Famille Avis de versement d'allocations familiales 3 ans
Livret de familleContrat de mariage, donationJugement de divorce, jugement d'adoption A vie
Emploi

Allocations chômage : demande ou preuve du versemen

3 ans
Pièces justificatives pour réclamer le paiement de salaires, indeminité de licenciement, solde de tout compte, frais 5 ans
Bulletins de salaire, contrats et certificats de travail, attestations de Pôle Emploi A vie
Habitation Facture de téléphone, fournisseur d'accès à Internet 1 an
Factures d'électricité et de gaz 2 ans
Factures d'eau (fournisseur public ou privé) 4 ou 2 ans
Contrat de location, état des lieux, quittances de loyer 5 ans à compter de la fin du bail
Preuve du paiement des charges de copropriété, correspondances avec le syndic 10 ans
Titre de propriété A vie
Impôts Avis d'impôts locaux (taxe foncière, taxe d'habitation) 1 an
Déclarations de revenus et avis d'imposition sur le revenu 3 ans
ISF 7 ans
Santé Récapitulatif de remboursements d'assurance maladie et maternité 2 ans
Preuves du versement d'indeminités journalières jusqu'à la liquidation des droits à la retraite
Carnet de santé, vaccinations, examens médicaux, etc. A vie


Sous quels formats archiver vos documents ?

La plupart des documents à conserver sont envoyés sous format papier. Il est de plus en plus fréquent de recevoir des documents par courrier électronique ou de les voir mis à disposition sur un site internet (e-documents bancaires, comptes rendus de déclarations en ligne, etc.).

Ces différents supports (format numérique ou papier) ont la même valeur juridique et les mêmes durées de conservation.

En revanche, si vous scannez vous-même des documents papier, ils n'ont pas la valeur juridique d'un original et ne pourront pas être utilisés dans une action en justice, notamment.

Les risques encourus ?

En cas de litige ou d’action en justice, la non-possibilité de fournir les pièces justificatives peuvent rendre une procédure longue et compliquée et avoir de lourdes conséquences pécuniaires, juridiques, fiscales, sociales, civiles, ou pénales.


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