Délais de conservation des documents de l’entreprise

Délais de conservation des documents de l’entreprise

Accueil / Fiches pratiques / Délais de conservation des documents de l’entreprise

Quels types de documents, quels formats d’archives, quels sont les risques encourus ?

Trier et conserver les documents est une précaution indispensable dans l’éventualité de litiges futurs. Certains documents, même de date très ancienne peuvent s’avérer être des preuves incontestables. En revanche, certains documents ne méritent pas d’être conservés trop longtemps.

Les délais de conservation des documents varient selon leur nature. Les durées indiquées sont des durées minimales recommandées pendant lesquelles il est prudent de conserver les documents. Il s’agit de listes non exhaustives et de durées indicatives qui ne recouvrent pas tous les cas de figure.

Sous quels formats archiver vos documents ?

La plupart des documents à conserver sont envoyés sous format papier. Il est de plus en plus fréquent de recevoir des documents par courrier électronique ou de les voir mis à disposition sur un site internet (e-documents bancaires, comptes rendus de déclarations en ligne, etc.).

Ces différents supports (format numérique ou papier) ont la même valeur juridique et les mêmes durées de conservation. De plus, si les documents sont établis ou reçus sur support informatique, ils doivent être conservés sous cette forme.

Depuis 2017 il est possible de numériser les documents papiers, et de ne conserver plus que le document au format numérique, dans les mêmes conditions de délai. Pour ce faire le fichier doit respecter un certain nombre de critères: être l’exacte identique de l’original, être au format PDF ou PDF A/3, être assorti d’un cachet serveur, d’une empreinte numérique, d’une signature électronique, ou d’un dispositif de protection agréer, et être horodaté.

Les risques encourus

En cas de litige ou d’action en justice, la non-possibilité de fournir les pièces justificatives peuvent rendre une procédure longue et compliquée et avoir de lourdes conséquences pécuniaires, juridiques, fiscales, sociales, civiles, ou pénales.

Par ailleurs, la destruction des documents comptables avant les délais imposés est actuellement punie par le Code Général des Impôts d’une amende de 10 000 euros. Si le contribuable est dans l’incapacité de fournir au contrôleur fiscal les documents demandés, l’amende de 1 500€ par document manquant peut atteindre 50 000 euros maximum et le contribuable s’expose à une rectification qui sera effectuée d’office.

contact

Un accompagnement ? Un conseil ? Un devis ?

Contactez-nous !